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审计

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内部审计视角下高校物资采购管理工作探讨

    物资是保证高校教学、科研和学科建设必不可少的物质条件,物资采购是高校管理工作的关键环节。随着国力的增强,国家投入到教育领域的资金越来越多且逐年增加,高校为改善办学条件,提升办学实力,提高办学质量,将大量资金用于各种教学、科研仪器设备等物资购置。为充分利用好物资采购资金,节约采购成本,各高校都加大了内部审计力度,但在实际审计过程中,发现物资采购仍然存在诸多问题,认真分析存在问题的表现,提出加强管理的对策和建议,对提高资金使用效益,促进高校快速健康发展有着十分重要的意义。
 
    一、内部审计视角下高校物资采购存在问题的表现
 
    (一)采购预算编制不严谨,缺乏合理性
 
    物资采购由申购部门提出申请,内容包括品名、数量、单价、金额、规格型号等要素。物资的价格基本上是参考以往供应商报价或网上查询方式得到,因有些供应商报价时间过去久远或网上信息更新滞后,造成有的严重偏离市场,存在极高或极低情况;采购管理部门审批不认真、不严格,使采购预算编制不真实、不合理,要素也不详细、齐全,给审计工作增加难度。
 
    (二)采购合同签订不规范
 
    采购合同是学校与供应商,通过一定程序达成一致意见而签订的供需关系的法律性文件,双方都应遵守和履行,是双方联系的共同语言基础。在合同审计过程中发现:一是签订的合同条款不规范、不明确、不完整,条款之间相互矛盾,有的存在模糊、霸王条款;二是物资采购涉及各行各业,有多种采购方式,点多、面广,采购不同物资仍使用同一版本的格式合同时
 
    有发生;三是合同送审部门不认真核对,有的物资品名有重复现象,有的物资品名一致,规格不一致,但价格一致;有的物资价格极高等。这些都将影响合同成立、生效、履行以及实现订立合同的目的。
 
    (三)仪器设备重复采购
 
    1.财政部门拨入高校的资金基本上是以专项下达的,实行专款专用,并制定有严格的绩效评价办法,规定预算支出达不到一定比例,对评价得分较低的高校将扣减预算或不予安排预算。仪器设备购置流程较简单、快捷,尤其是高精尖仪器设备价格更高,资金使用部门为了完成预算支出进度,有的不考虑是否需要,就将专项资金大部分甚至全部用于仪器设备购置,资产管理部门由于管理方式落后或为了学校整体利益,对采购部门提交的仪器设备购置清单没有认真复核,存在盲目、重复购置,闲置不用的浪费行为。
 
    2.使用科研经费购置仪器设备重复普遍。由于科研项目分属不同课题,课题负责人认为项目是自己争取来的,课题组添置仪器设备由课题经费支付,所购仪器设备往往由课题组专用,以致存在不同课题组重复购置相同或相近功能与用途的仪器设备,设备利用率不高,没有做到资源合理配置与共享。
 
    (四)物资验收不严格
 
    验收是保证物资采购质量与完好无损的最后一道关口。验收中存在只简单的清点数量,对型号,检查外观有无明显缺陷;有的甚至没开箱,就填写验收合格表,没有严格按照合同规定核对物资的规格、技术参数,性能要求等;有的只是凭发票到管理部门进行登记即给予办理入库手续,管理人员根本未到现场实地查看或将实物与发票核对,使某些人利用这种漏洞用虚假的发票进行报账。
 
    (五)采购人员业务素质有待提高
 
    随着采购资金越来越大,高校非常重视采购管理工作,部分采购职能原来合在其他部门的都纷纷独立出来,设置专门采购机构。物资采购是一项专业性很强的工作,采购人员不仅要具备和掌握市场调查及商品行情、招投标、合同、验收等相关知识和技能,还要具有强烈的事业心和责任感。然而采购人员大多是从各个部门抽调而来,普遍存在从业时间短,缺乏社会经验,知识结构不合理,在招标、质量把控上缺乏相关的专业知识;有的责任心不强,将应由采购部门审核、把关的工作推给内部审计部门,把内部审计部门当成“万能”,自己则充当起“二传手”和“甩手掌柜”角色,不利于采购工作顺利进行,教学科研与服务质量的提高也受到影响。
 
    (六)认识存在误区,使内部审计职能难以发挥
 
    物资采购审计是对物资采购各部门和环节的经营活动和内部控制进行的独立监督和评价的活动。目的是改善物资采购质量,降低采购费用,维护组织合法权益,促进组织价值的增加及目标的实现。但许多送审职能部门及人员对内部审计工作不理解和不支持,认为是给他们挑毛病、找麻烦,不配合内部审计机构工作,有的甚至产生防审、拒审、避审的逆反心理,使审计主体与客体的关系趋于紧张,给开展相关工作带来一定阻力。
 
    二、基于内部审计视角高校物资采购管理的对策
 
    针对当前物资采购中存在的问题,我们应与时俱进,面对发现的新情况、新问题,解放思想,更新观念,拓展思路,积极探索新的管理手段与方法,只有做到人员素质提高,管理措施得力,管理行为到位,就能最大限度地发挥资金效用。
 
    (一)加强采购预算审计,提高采购效益
 
    1.询价法。通过网络、电话询价,市场考察等方式进行价格审核。
 
    2.审计信息库对比法。建立审计信息库,审计机构将日常审计的相关物资按名称、品牌、规格型号、最低报价、最新成交价、供应商等信息分门别类列入审计信息库中,积累数据,在物资采购审计时,对价格没有发生大变化的同一物资采购,则以上次的成交价格为准,重点审计对象是价格与信息库中高出很多的物资。既减少审计人员的重复劳动,实现审计风险最小化,也提高审计效率和采购效益最大化。
 
    (二)规范采购合同管理,保障供需双方权益
 
    采购合同管理是高校管理工作的关键环节之一,无论是数量上还是金额上都在高校支出性费用中占绝大部分比例,其签订的内容是否合理合法、规范完整、体现双方权、责、利,履行是否到位,在一定程度上直接影响高校的经济效益。因此,高校应制定出相关管理制度,明确对合同签订、履行、结算、审批流程等方面提出详细要求。在合同签订前,供需双方应本着认真负责、平等自愿、诚实守信的态度,进行充分协商达成一致共识后再签订。合同双方应根据所采购物资的自身特点,确定所需签订的条款并要求详细准确描述,避免因表述不明确而产生岐义,不能机械照搬照套格式合同。
 
    物资采购管理工作极为重要,也是容易出现漏洞的环节。管理科学规范,可为学校节约资金成本,保证采购质量,提高经济效益;如果管理力量薄弱,监督缺失,将会出现物资价格不实和质量低劣等现象。因此,加强物资采购工作需要采购管理部门、使用部门、监督部门等共同参与,认真履行岗位职责,为学校快速、健康发展保驾护航。
 
    参考文献:
 
    [1]鲁刚宁,高校大宗物资采购的常见问题及对策探索[J].产业与科技论坛,2013(20)
 
    [2]白蓉.新形式下高校物资采购管理中存在的问题和对策.企业导报,2013.21
 
    [3]刘付春晓.高校物资采购审计存在的问题及对策.中国内部审计,2015(8)

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1.1该杂志基本信息:
主管单位:广东省审计厅
主办单位:广东省审计厅;广东省审计学会
出版地方:广东
快捷分类:经济
国际刊号:1005-0140
国内刊号:44-1322/F
邮发代号:
创刊时间:1983
发行周期:双月刊
期刊开本:A4
见刊时间:1个月内
业务类型:杂志征订
 
1.2该杂志被以下单位收录:
上海图书馆馆藏
国家图书馆馆藏
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