**机电设备有限公司

合同管理办法(试行)

第一章

总则

第一条

为规范**机电设备有限公司(以下简称“公司”)合同的管理,防范与控制合同风险,有效维护公司的合法权益,根据国家有关法律、法规,结合公司实际,制定本办法。

第二条

本办法适用于公司签订、履行的旨在建立民事权利义务关系的各类合同、协议以及具有合同性质的备忘录、文件等,包括但不限于采购合同、销售合同、合作协议、代理合同、服务合同等。

第三条

任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商业和技术秘密。

第二章

合同管理部门及职责

第四条

综合办公室负责合同的归口管理职责

(一)建立健全合同管理制度,组织贯彻、监督检查合同管理制度执行情况。

(二)负责合同专用章的使用及管理,建立合同登记台帐,并负责备份盖有合同专用章和公司公章的合同文本。

(三)负责公司合同编号管理,建立合同信息档案,对各类合同信息进行登记、保管、统计。

(四)主持公司重大商务合同谈判。

(五)负责对合同文本审查工作,对其合法性提出意见。

(六)监督检查合同的订立和履行,协调或指导合同承办部门的

合同管理工作。

(七)负责协调外聘律师对合同合法性的审查和合同执行情况进行检查工作,定期对公司签署的协议进行综合分析工作,处理公司合同纠纷和合同索赔等工作。

(八)负责公司合同文本的档案管理工作。

(九)负责除物资采购部合同承办职责以外的其他合同的承办工作。

第五条

物资采购部履行采购合同承办职责

(一)负责调查、了解并收集合同当事人的相关工商资料及开票信息等。

(二)负责合同的流程审签工作。

(三)负责拟定、审查采购合同文本,负责准备合同最终签订文本。

(四)负责合同工期、质量、安全、合同价款、款项回收支出督促等履约情况的记录。

(五)业务往来过程中,负责对相关的函件、通知单等资料的收集归类,并及时交综合办公室、财务资产部、经营管理部备案保存。

第六条

经营管理部履行资产处置合同、招标代理合同承办职责

(一)负责调查、了解并收集合同当事人的相关工商资料及开票信息等。

(二)负责合同的流程审签工作。

(三)负责拟定、审查资产处置合同、招标代理合同文本,负责

准备合同最终签订文本。

第七条

财务资产部负责合同履行的监督职责

(一)负责审查合同内容是否符合国家财经法规和公司财务管理制度,维护公司利益。

(二)负责合同款项支付及票据审查工作。

(三)业务往来过程中,负责对相关的询证函、付款申请单等资料的收集、审查、归类,并定期备案保存。

第三章

合同的订立

第七条

合同签订前,合同承办部门应当对合同当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查,并搜集对方当事人的资质证书、专营许可证、法定代表人身份证明(或有效的授权委托书)、资信和履约能力等相关资料。经合同承办部门负责人核实后,由经营管理部备案保存。

第八条

合同谈判由承办部门组织,公司采购领导小组参加,重大合同谈判应遵循相关法律法规并邀请集团法务、技术等专业人员参加。

第九条

合同由承办部门起草,凡国家、行业有合同示范文本或合同有统一文本的,应优先适用或参照适用。

第十条

合同的订立应按照公司规定的程序进行会签、审批程序

(一)承办部门申报。

合同承办部门负责准备合同文本及相关材料,按照公司的规定程序和格式填报合同会签表,由承办人签名确认、承办部门负责人审核后申报。

(二)相关部门会签。

由财务管资产部和综合办公室根据其对合同管理的职责对合同文本进行审核并签署意见。

(三)分管领导审签。

由公司分管领导对合同文件进行审核并签署意见。

(四)经理审查。

在通过上述各级审核的基础上,由经理对合同文件进行审查。

(五)执行董事审批。

由公司执行董事对合同文件进行审批并签署、或授权签署。

(六)合同完善。

根据领导的审批意见,若对合同有重大改动,应返回合同经办部门修改并重新组织审签和审批。

(七)合同文件的打印和校对。

合同承办人负责合同文件的打印及文字校对,并对合同文件的正式稿和经审核的合同文件文本的一致性负责。

(八)合同文件的签字和盖章。

合同文件正式稿应加盖合同专用章和法定代表人或委托代表人签名,应加盖骑缝章。

(九)合同文本的备案。

负责准备合同最终签订文本3套,分别交由综合办公室、财务资产部、合同承办部门备案保存。

第十一条

合同主体

(一)订立合同必须遵守《中华人民共和国合同法》及其他相关法律法规的规定。

(二)订立合同的主体必须具有法人资格,且须严格按本办法规定的程序进行,未经公司法定代表人的授权,任何部门和人员一律不得以

公司名义对外订立合同。

(三)订立合同不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同,也不得与对方当事人签订与其履约能力明显不相符的经济合同。

第十二条

合同形式

(一)订立合同,工程材料单次采购价格超过5000元应采用书面形式,5000元以下及框招类可以采用订单形式,单体设备类原则上应采用书面形式。

(二)书面形式是指合同书、补充协议、技术协议、公文信件、数据电文、产品订货单(包括电报、传真、电子邮件等),除情况紧急或条件限制外,公司原则上要求采用书面合同形式。

第十三条

合同内容

(一)当事人的名称、住所、合同抬头、落款、公章等应与对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所等信息应保持一致。

(二)合同标的应具有唯一性、准确性,采购合同应详细约定规格、型号、商标、产地及标准等内容。

其中:服务合同应约定详细的服务内容及要求,对合同标的无法以文字描述的应将图纸、或设计资料、相关纪要等作为合同的附件。

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(三)合同数量应采用国家标准的计量单位,一般应约定标的物数量,常年采购合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如订单、送货单、发票等)。

(四)标的质量有国家标准,部门行业标准或企业标准的,应约定所采用标准的代号,可以用指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外)

,凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点等。

(五)合同价款应在合同中明确,价款的支付方式如转帐支票、电汇、票汇、信汇、托收、信用证等应予以明确,价款的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件满足后多少日内支付。

(六)履行期限、地点和方式。

履行期限应具体明确,无法约定具体时间的,应在合同中约定履行期间的方式。

合同履行地点应明确交货地点,约定具体地名的应明确至市辖区或县一级、或买方指定地点。

采购合同在合同中一般应约定交付的手续,即合同履行的标志,如托运单、送货单方式交货,仓库保管员签单等。

(七)合同的担保。

合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的,应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。

(八)合同的解释。

合同文本中所有文字应具有排它性的解释,对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

(九)保密条款。

对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

(十)违约责任。

根据《合同法》作适当约定,兼顾公司的利益和合同的公平性。

(十一)解决争议的方式。

解决争议的方式可选择仲裁或起诉,选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称,选择起诉的一般应约定在公司住所地有管辖权人民法院解决。

(十二)合同落款。

要写明公司名称、法定代表人(授权委托人)、电话、传真、开户行及账号、签订日期等信息。

第十四条

合同编号

(一)合同编号采用规则统一、简明易记、不重不漏、便于管理的原则确定。

合同编号并不改变合同性质和内容,作公司内部合同管理之用。

(二)合同编号采取拼音与数字相间隔组合而成,一般由3部分构成,即公司拼音简称+签订日期+合同类型编码及该类型流水号(四位数),例如2019年8月19日签订的一份购销合同(采购),可编号为:DZJH20190819GX0006-G。

(三)合同类型编码,分为:采购合同,CG;

合作协议,HZ;代理合同,DL;监造合同,JZ;服务合同,FW;劳动合同,LD。根据公司发展的实际情况,经营管理部、财务资产部、合同承办部门可联合商定新类型的合同编码。

第十五条

合同签署

(一)公司法定代表人行使全部对内对外合同的签署权,也可授权他人代理签署合同。

(二)公司法定代表人的委托人,必须根据本公司法定代表人在合同会签表上书面授权签署合同。

受托人应当在授权范围和期限内订立合同。未经书面授权的人不得签署合同。

(三)法定代表人或已被授权委托人认为具备签署条件的,签署合同后加盖合同印章。

法定代表人未签字或未得到公司法定代表人

授权的,不得签盖合同专用章(公章)。

(四)《合同会签表》应作为合同附件,一并归档保存。

第十六条

合同盖章

(一)公司公章或合同专用章。

原则上,公司对内对外合同统一盖合同专用章。紧急情况下,经综合办公室登记后盖公司公章。

(二)合同签字、盖章后,应朝正面加盖骑缝章。

第四章

合同的履行、变更和解除

第十七条

合同履行应本着“重合同、守信誉”的原则,严格执行合同各项规定,保证合同全面、实际履行,确保合同预期目标实现。

第十八条

合同履行实行动态跟踪制度。合同承办部门应随时跟踪合同履行,在合同重要时间节点前,对合同当事人的履约情况及时记录、催促。对合同履约信息,合同承办部门应备案保存。

第十九条

合同履行实行信息反馈制度。若合同发生变化或争议等,合同承办部门应及时报分管领导及相关部门协商解决。

第二十条

合同变更应与对方当事人协商具体变更方案,并经相关部门会签及公司领导审批后,签署书面的变更协议,防止合同变更的随意性。

第二十一条

合同争议的解决,应坚持以合同文件为依据,以法律为准绳的原则。

第二十二条

合同在履行过程中,出现法律规定或合同约定可以变更或解除的条件时,除一方依法享有单方解除权外,经合同双方协商一致后,方可变更或解除合同。

第二十三条

合同的变更或解除,必须采用书面形式,必须符合法定或约定程序。

第五章

建立健全合同风险防控机制

第二十四条

合同经办部门、合同管理部门及合同监督部门应提高风险防控意识和证据保存意识。公司建立健全合同风险的事前、事中、事后的防控机制。

第二十五条

合同风险事前防控。有计划的对合同样本和其他法律防范措施进行推广,提高公司各部门的法律防范意识。严格按照公司规定程序进行合同审签,全面对合同风险审查。完善目前公司使用的询证函、交货单等,做到措辞严谨,具有法律依据的作用。

第二十六条

合同风险事中防控。加大对合同履行中的管理力度,对到了履行期限的合同要求经办部门出具书面说明,及时监督各合同的履行情况。对可能出现纠纷的合同,立即作出补救办法,防止出现诉讼情况。合同履行过程中,注意收集往来函件、通知等文件材料,做好必要的证据保存工作。

第二十七条

合同风险事后防控。若合同当事人出现合同违约行为,应视违约情况的轻重,采取口头提示、书面通知、发送《律师函》、调解、诉讼或仲裁等方式解决。若公司出现违约情况,应及时与合同当事人沟通、取得谅解,签署备忘录或相关文件,避免诉讼。

第六章

考核与奖惩

第二十八条

合同经办部门、合同管理部门应当严格遵守本制度,有效订立、履行合同,切实维护公司的整体利益。公司

综合办公室负责本办法执行情况的监督考核。

第二十九条

对在合同签订、履行过程中发现重大问题,积极采取补救措施,使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中,避免或挽回重大经济损失的,予以奖励。

第三十条

合同经办人员出现下列情况之一,给公司造成损失的,公司将依法向责任人员追偿损失:

(一)未经授权批准或超越职权签订合同。

(二)为他人提供合同专用章或盖章的空白合同,授权委托书。

(三)应当签订书面合同而未签订书面合同。

第三十一条

合同经办人员出现下列情况之一,给公司造成损失的,公司可酌情向有关人员追偿损失:

(一)因工作过失致使公司被诈骗。

(二)公司履行合同未经对方当事人确认。

(三)遗失重要证据资料。

(四)发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻,从而贻误时机的。

(五)合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告。

(六)其他违反公司相关制度的。

第三十二条

公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法,构成犯罪的,将依法移交司法机关处理。

第七章

附则

第三十三条

本办法由**机电设备有限公司负责解释、修改。

第三十四条

本办法自发布之日起施行。

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